一个展会的规范操作流程

会展是营业推广的重要手段之一，伴随其内涵、形式、内容和功能的不断发展，会展在企业市场营销战略中发挥愈来愈重要的作用。

一、明确企业参加各种会展的目的

企业参加会展企业首先要明确参加会展的目的，不外乎几个方面的考虑：

1、通过会展，展示企业的品牌，同时通过会展提供的资讯通道和网络推广自己的产品，在很短的时间内与目标顾客直接沟通，可将产品的资讯发送给特定的客户，并可产生来自顾客的即时反应。

2、会展是生产商、批发商和分销商进行交流、沟通和贸易的汇聚点，特别是专业性会展其所代表是所在行业的缩影，在某种程度上就是一个市场，我们可以在会展中与供应商、经销商和合作伙伴建立建立很好的关系，从而树立企业在整个市场中的总体形象。

3、通过会展企业可以找寻到优秀的供应商品和代理商，并研究当地的市场情况，发现目标客户，过能洽谈，达成合作意向或交易。

4、通过会展期间的调查和观察，我们可以收集到关于竞争者、分销商和新老顾客的资讯，能够快速、准确地了解国内外最新产品和发明的现状与行业发展趋势等，从而为制定下一步的发展规划以及产品的研发和改进提供依据。

只有明确参加会展的目的，我们在参加每次会展时才能制定具体的会展任务，如通过会展要找寻到XX家上游供应商，发展XX家下级经销商，以及达成意向订单XX分，如今签订订单XX分，达成目标交易额XX万……才能使我们的会展变得有针对性，且目标明确，不致于使我们的费用打水飘。

二、编制作会展费用预算

在明确全年的会展大计划之后就是要着手编制会展费用预算，所谓要看米下锅，我们要量入为出，根据企业的收益状况编制合理的会展费用预算，既不能无的放矢，也不能做得太紧，在编制预算时主要考虑以下几方面费用：

l、租用展览场地的费用。

2、广告推广费：包括展前吸引参展客商和参观者的各种媒介广告费用,展中发放各种广告推广品如产品目录、产品使用说明书、产品广告传单、促销赠品、产品的试用样品的费用,展览会上录像播放、悬挂广告横幅和广告推广画的费用等等。

3、展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用。

4、展台的设计和建造费用：包括展台设计或再设计的费用,展台建造和装饰整理费用,展台建造材料的购买和运输费用,雇用专业公司或专业人员的费用等等。

5、展览场地的声、光、电、水、电话、空调、清洁场地、摄影照相等多种设备的费用；展览场地的家具、地毯、花卉及其它环境装饰物的费用。

6、公共关系活动的费用。如召开新产品新闻公布会的费用；招待记者对本企业产品及展位进行采访报道的交际费用；邀请热门人士出席开幕式剪彩仪式的费用；对重点客户迎来送往、请客吃饭、租用宾馆套房、安排旅游娱乐活动、预订返程票、馈赠礼品的费用；对于一般的潜在客户或目标观众开展联谊活动的费用,如赠送展览会入场券、戏票,邀请参加文娱活动等等；在展览会期间举行产品技术研讨会的费用；聘请和团建展览礼仪模特及产品示范操作人员的费用等等。

7、、参展人员的吃穿住行、邮政通讯、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用。

8、应付偶发事件的处理费用和其它杂支费用。

三、编制全年会展计划

在明确会展目的以后，我们就要要根据全年的营销计划，综合考虑产品上市计划和营销情况，编制全年的会展计划，计划考虑以下几部分：

1、会展的地域分布：要做到国内重点区域(北京、上海、广州、深圳、武汉、成都、西安等)和国外市场(欧美、亚太等)均有考虑，同时考虑会展地区的特点；

2、会展时间安排：要做到均匀分布要保证到1~2个月有一个展会，重点季节(营销旺季、产品上市前期等)可多安排；

3、会展类型：要考虑会展的专业性(无线通讯类、计算机类等要与企业产品实际想符合)，还有全国性的综合性展会，高交会、广交会等。

四、选择具体的展会

编制好全年会展计划和预算计划，我们就知道，我们会展的大方向和我们手中可支配的费用范围，根据企业的目标及手中所拥有的“粮草”，选择我们所要参加的会展，做到有的放矢。选择会展时主要考虑如下一些因素：

1、会展的目标市场：　展会的目标市场包括其主题定位、目的、观众结构等，确定该展会是否与我们的发展计划相吻合，能否促进我们达到预期的目标。

2、是会展的规模　：成功的会展必然符合必定的规模，规模大的会展可以吸引更多的专业观众，而这正是保证参展商达到参展目的的最主要因素。评估展会的规模主要看参展商和专业观众的数量以及展览面积的大小。

3、会展组织者的能力：　选择有影响力、富有经历及对行业的认知度高的组织者。会展的组织是一个庞大的系统工程，从会展推广、专业观众的邀请、行业活动的组织安排到客户服务等一系列工作需组织者在切实了解参展商需要的情况下做出策略性统筹才能成功举办。我们可以从其对外的招展函、广告以及各项组织计划等方面来评估组织者的策划能力和推广推广能力。

4、会展的历史和影响：　如在过去的几年中，参展商有哪些、会展的效果如何等，我们应选择有影响力、热门度高、参展商多且参展商的影响力强的会展。

5、参展的费用：　在参展费用愈来愈高的趋势下，我们根据自身的财力在预算内选择适合的会展，参展的费用不能对企业造成额外的负担。

6、会展所在城市和展览馆：　大城市、国际性大都市是会展选择的重点，其交通运输、酒店、报关、签证以及展馆的配套及服务水平要优于其它城市。展览会举办的地点多选在资讯幅射能力强的大城市,或某种商品的产地,或交通方便、四通八达的商品集散地城市,或商品进出口口岸城市,或旅游风景区。展览会地点选择的好坏,对有效观众数量的多少有直接影响。

五、展位、展台的设计和布置

一旦确定了参加某一展会，我们就要着手进入具体某一展会的实际操作过程。

首先是展位选择，在展会中所处的位置十分重要，它是决定会展效果的关键因素，因此在选择位置时,应考虑展位是否靠近会场的主要通道、洗手间、餐厅或小卖部，从远处能否望见展位,是否被邻近较大的展位所遮蔽，主要竞争对手的展位设在何处等，总之要尽快选择一个位置最佳而租金适合的展位。

在确定展位之后就要着手进行展台的设计，在展台、展位的美术设计方面,最佳创意是独树一帜，牢牢抓住参观者的视线和注意力,在突出企业主形象的同时展示企业的重点产品；此外一点展台层次感应鲜明,功能区域分配合理，展台设计应尽量做到简洁、明了，特别造型及颜色,应做到庄重大气、要表现企业是有实力、有活力、充满自信的高科技企业。

其次产品陈列也是很有讲究的，参展的产品的品种、规格不要太多，要有所取舍，尽量展示我们最新的产品，并把它摆在展台最显眼的位置上,并运用多种技术手段表现和强调其创新之处，。并要选择质量较好、有代表性、在市场上有竞争力的商品参展。展出的产品在突出重点的前提下，应尽或许多样化，以适应不同顾客的需要。选定展品之后,要把展品放在展台最突出、最显眼的中心位置，切忌喧宾夺主，让过于华丽的装饰物、过于耀眼的灯光、过于喧嚣的音响，分散了顾客对产品的注意力。