展览会的组织者要赢得参展商，首先要使参展商了解展会的概念及目的。这就意味着展览会要通过推广、广告及营销通道，将展会的资讯传递给企业，以推广自己的展会。
因此．主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。如何来保证这一“传递”，就要依赖于展会是否遵循着一个出色的、可行的价值交付系统——这个系统就是，展会应不光能够向参展商提供一种他们认为能带给价值的产品及服务，而且能够降低参展商的贸易成本。具体表现为：参展商能在展览会上结识新客户，扩大贸易合作关系，增长贸易量；或者通过参展树立了企业形象，推广了企业产品，扩大了品牌热门度等。当企业认为参加展览会，可以实现以上价值时，他们就会报名参展，成为参展商。
做好参展商的组织、服务工作是展会成功的关键
参展商报名参展，主办单位与参展商的合作就开始了。作为主办单位，应向参展商提供一系列专业、周到的服务。
首先，应了解参展商的参展需要、企业产品的定位、寻求合作的贸易方法、寻求贸易对象的类别等。只有全面的了解了参展商的需要，才能对他们做好有目标的服务。各位参展商寻求的目标客户对象的集合，形成了大会专业观众组成的基础。将参展商与专业观众有针对性的结合在一起，使他们在展会这个平台上达成贸易交流、合作协议、以及后续长期的合作，就达到了展会的真正目的。
在展商报名的同时，用填写表格的形式，了解他们的参展需要及其相关资讯，是我们做好展会筹备期相关工作的依据；了解参展企业的产品定位及结构，将他们安排在不同的展区，可体现展会的专业性，同时还可以方便专业观众查询；了解参展企业的品牌实力、合作需要，可以有目标的为他们寻求目标对象。同时，参展商的这些资讯也可以作为展会招商的依据。
根据展会的定位、参展商的分类情况有针对性的组织专业观众。展会有了参展商，根据他们的需要组织观众，这是一个专业展会成功举办的重要工作。可以通过多个手段做好专业观众的组织工作，如：通过各类展会的推广、广告、网站等。我们用邀请函邀请，通过商业机构有组织的邀请，通过参展商邀请他们的客户等方法。
对于展会，参展商和观众是同时存在，互相依托的。展会有了拥有实力的参展商，能带给有价值、有创新概念的新产品，就能吸引有价值的观众。参展商和观众的同时到来，就是专业展会成功的基础。一个展会，参展商与专业观众的数量及质量是体现其展会品牌实力的重要依据。
参展商面对参展会遇到许多实际问题，如：了解场馆环境、层位尺寸及结构、展位设计、展品运输、现场搭建；形象推广、现场广告、展期活动安排、工作人员吃、住、行等具体问题。作为主办单位应向参展商提供尽量细致、周到的服务。对于每一个细小的参展环节，应先做出工作方案，并准时提供给参展商，使他们得到大会直接的专业服务。
除了建立客户联系，推广企业产品，了解行业的流行趋势，得到相关的资讯咨询，一般也是参展商的参展目的。所以，从专业或行业的角度，邀请国内外同行专家，进行讲座，咨询服务，也是做好展会综合服务的一部分。
大会现场高效率、系列的服务，是展会组织工作中的重要环节。在展期短短的几天里，各类相关人士的集合、各类活动的集合、时间的限定等使各项组织工作的效率显得非常重要。现场的服务工作直接、具体、综合。面对如此复杂的服务工作首先应做好情况的分析，做出解决的工作方案。对工作人员做好团建，使其能提供良好、快捷的服务。应要求工作人员每天对参展商进行巡查，在了解贸易成交情况的同时，为他们解决一些细小的问题。
总之，对参展商的服务千头万绪，做出总体的工作方案是万事之本。提高工作人员的综合素质，是做好服务工作的保证。
