参加展览会不是容易地派几个人带着展品和样本去展馆展示企业的产品，而应该看作是一个牵扯面很广的复杂工程项目，因而制定详细的参展计划就显得十分重要，一个好的参展计划是在必定的投入下取得具有影响力参展效益的基础。
参展计划应该包括在企业的年度工作计划中，统筹安排。
参展计划一般包括：
展出目标，确定参加展览会的目的或预期达到的目标。选择展会，根据展出目标确定要参加的一个或数个展览会。
展出重点，确定所参加的展览会所要推广或展览的重点项目。
相关活动，确定在展会期间开展的各种活动。
时限要求，按展览会的时间确定各项工作的起止时间。
人员安排，指定参展项目的管理人员、工作人员以及各自的分工责任。
资金计划，安排全年度用于展览会的资金使用计划。
筹备工作，确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等其他工作。
展出目标是企业根据自身发展的需要和市场环境，通过参加展览会预期达到的运营或营销目标，是为企业总体运营目标服务的。企业参加展览会的主要目的可以归纳为：产品和行业的市场调研、推广企业的新产品和新技术、联系客户和营销网络、技术和业务交流、建立或增强企业商业形象、扩大贸易机会等几种，企业应按照总体运营目标根据不同的发展阶段和市场情况来确定展出目标。展出目标可以制定成一些量化指标，使展出目标具体化和方便于操作。
在年度参展计划的指导下，针对每一个要参加的展览会要制订出详细的参展方案。参展方案中除了年度计划中的相应内容以外，还应包括主题、标志、色彩、文字、照片、图片、展品、布局等针对展览会的具体要求，以及对指定的展位设计和施工公司提出的要求。
参展方案格式参考:
XX公司参展方案
一，前言：
二，参展时间：年月日
三，地点：
四，人员：
五，参展背景分析：
1，大会分析：专业性；品牌性；权威性；国际性
2，参展商构成：
3，与会者分析：
A，竞争对手：竞争对手参展的主题，参展的规模，内容，以及目的。针对竞争对手，进行参展策划调整。
B，媒体；
C，世界各地通道商；
D，其他单位及人员；
六，参展目的：
1、通道拓展：A，现有通道分析：基于AA的通道要求重新建立，目前公司AAAA家代理商也就意味着不包括在内。
借全国各地通道商汇集于此的机会，开拓AA通道营销，进行全国范围内通道的建立和产品推广。
通道特点：
1）AA大会汇集了来自全国各地的通道商，拥有地域性广的特点，可以很好的拓展全国代理机构；
2）与会者基本上属于AA行业，符合很高的行业性，招商对象十分明确；
3）产品的优点性：展会主题为“创新营销方法·拓展市场通道·构建代理体系”，其中营销方法中，AA拥有融合了其他AA优点的特点，且“物美价廉”，有助于通道的拓展；
2、公司品牌推广：可以通过AA大会很好的传达这一品牌新形象。
3、终端客户拓展；终端客户的拓展是一个参展的一个小收获，现场进行演示。
4、新产品（AA）推向市场的造势和推广；此次大会，很多公司不遗余力的推出新产品以吸引投资商或者通道商，进而开拓产品市场，通过此次大会，可以很好的将产品品牌进行市场推广，为以后的通道拓展预热。
5、对市场的资讯动态、国家政策、社会需求的深度把握。
AA行业大盛会，资讯汇集之处，不光可以收集许多竞争对手资讯，更能了解到市场最新动态，通过与各地域不同的通道商交流，能了解全国各地不同的社会需求。
七，参展安排：
展前：
A,展台准备：
1，参展主题的确定；
2，展位的确定；
3，展位的布置：
包括：物料准备；展台总体设计（不光要恢弘大气，更要体现新颖和创意）；
B,代理商邀请及策略：
1，由通道人员提前通过发送邀请函的方法约好意向代理商参加展会；
2，准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给代理商，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
3，制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳一般都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上，参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为公司作推广。
4，代理商参会可以参加抽奖获得数码摄像机和手机等奖品。
展中：
产品促销活动：
A，促销政策的实施，当场签订代理合作的代理商给予必定的优惠；
B，当场签订的代理商可以按条件获得MP3,摄像机，数码相机等赠品；
媒体报道：
1，公司网站进行同步报道；
2，深圳或全国等媒体报道；
3，网站各大论坛/BBS/博客的推广；
4，其他活动策划
展后：
1，代理商的追踪跟进。
2，这时的推广主要是针对展会所洽谈的代理商的跟踪追访，把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合，再包装。
3，网站的后续报道；
参展物料：
1、推广资料：
A、代理商邀请函；B、公司简介； C、公司广告服；D、产品推广册；E、海报；F、赠品；
2、洽谈资料：
A、名片；B、相关合同书；
3、服务资料：
A、客户资料统计表；B、嘉宾签到簿；C、名片夹：一是放置本公司工作人员的名片，此外一点是放置嘉宾名片。
效果预测：
1，AA的通道将首次开拓，产品开始进入市场，通道框架的初期构成；
2，公司新名称借此平台得到很好的推广，公司新形象的推广。
3，AA品牌得到初期的建立和推广，在一个高的平台提高了品牌的美誉度。
4，部分终端客户的签单；获得第一步的客户使用资料，为以后市场推广提供第一手资料。
参展预算：
1，参展费用
2、展示厅的搭建费
3、推广物品的制作费用
4、相关礼品的准备
5、媒体费用
6、参展人员的住宿饮食费用．
注意事项：
1、展示期间关注笔记本摆放和演示，防止被人偷窃
2、关注被邀请代理商的行踪，何时到达并准时接待
3、在展会期间，参展工作人员不能在现场吃东西，要体现出一个国际品牌的水准要求来，保持展厅干净整洁。
4、每天闭馆后要准时开总结会，总结一天的工作，发现问题准时解决，整理代理意向书，重要的大客户尽量当天晚上就约见。
5、参展工作人员衣着要统一，体现出公司的很好的精神面貌，和国际品牌的操作要求。
6、去AA前列出物品清单，来去依照物品清单整理东西，防止遗漏。
